2011年11月21日 星期一

如何匯出Outlook全域通訊錄

這個問題應該是滿常見的,沒錯,今天的苦主又是我們家經理!

經理跑來問我說,Andy~Andy,怎麼把Outlook的通訊錄匯出來呀!

相信各位都知道,Exchange Server的全域通訊錄都是掛在伺服器上的,而Client的Outlook也是透過伺服器的變更而有所改變,接下來將簡單的告訴各位,如何匯出Outlook上的全域通訊錄。

1、首先,我們先開啟Outlook,並選擇【連絡人】。


2-1、在預設下,【連絡人】的資料是空的。


2-2、但萬一【連絡人】資料內已經有存在許多的通訊錄呢?所以我們就先複製一個新的【連絡人】資料夾。

請在原來的【連絡人】上按右鍵,選【複製”連絡人”】。


3、接著系統會跳出【複製資料夾】的對話框,請選擇最上層的【信箱-test1】並按確定。
註:此範例為【信箱-test1】,可能與您實際環境不同。


4、複製後會產生一組【連絡人1】的資料夾,這時候,我們就可以將原來複製過來的聯絡人刪除(清空),請在該連絡人上按右鍵選【刪除】。


5、接下來我們在【連絡人1】上按右鍵選【摘要資訊】,當開啟內容對話框時,請將頁籤切換到【Outlook通訊錄】,並勾選【將此資料夾顯示為電子郵件通訊錄】。最後通訊錄名稱可依個人喜好來變更,以方便牢記,此範例中是將名稱修改為【匯出的連絡人】。最後按【確定】。


6、在來我們點選Outlook功能表上的【工具】--【通訊錄】。


7、開啟【通訊錄】後,我們在點選【工具】--【選項】。


8-1、地址設定中,【先顯示這份通訊清單】會停留在【全域通訊清單】,也就是我們要複製的來源。而在【保留個人地址在】的預設是會停留在【連絡人】中,所以我們點開下拉鍵,選擇我們剛剛所建立的【匯出的連絡人】。


8-2、確定【保留個人地址在】的選擇已經是【匯出的連絡人】後,請按【確定】。


9、接下來就開始選取您要匯出的連絡人或群組了,可按住鍵盤上的【Ctrl】鍵在去點選您要匯出的名單,選取完畢後,按一下右鍵選【新增至連絡人】。


10、這時候我們就可以看到,已經成功的將Outlook全域通訊錄的群組或連絡人匯出到【連絡人1】了。


成功匯出全域通訊錄名單後,我們就可以利用左上角的【檔案】--【匯入及匯出】的功能,將【連絡人1】匯出來,在此就不在描述。各位看倌,您可以試一下囉!


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